Ein Homeoffice-Tool, mit dem man sich mit seinen Kollegen schnell und effizient austauschen kann, ist grundsätzlich immer sehr wichtig. Bei kleineren Unternehmen funktioniert die Kommunikation per E -Mail normalerweise sehr gut. Jedoch wird es hier schnell unübersichtlich und chaotisch, sobald das Team ein wenig größer ist und mehrere Projekte anstehen. Daher bietet sich ein Chat-Tool an, welches einige Kanäle für verschiedene Zwecke hat.
Das hat den Vorteil, dass man für unterschiedliche Abteilungen (Marketing, Content usw.) oder für verschiedene Projekte eigenständige Kanäle eröffnen kann, in denen nur die relevanten Personen hinzugefügt sind. Innerhalb der Chats kann man außerdem auf Nachrichten in einem Thread antworten und so den Kanal übersichtlich halten.
Es gibt verschiedene Anbieter, die genau das anbieten. Vor allem über die letzten Jahre konnte sich Slack behaupten und wurde zu dem wohl beliebtesten Tool in diesem Bereich. Ist man nur ein kleines Unternehmen, reicht dabei die Gratisversionvollkommen aus.
Leider kann man nur 10.000 Nachrichten speichern. Hast Du also viele Unterhaltungen und willst sicher gehen, dass diese auch im Nachhinein abgerufen werden können, solltest Du zur Pro Version wechseln.
Video Calls - um sich trotz Homeoffice sehen zu können
Für eine gute und persönliche Kommunikation mit seinem Team sind Videoanrufe unerlässlich. Diese kann man auch im Team, also mit mehreren Leuten vornehmen, was die Teammotivation deutlich hebt, vor allem wenn man den ganzen Tag alleine von Zuhause aus arbeiten muss.
Hier gibt es eine deutlich größere Konkurrenz als bei den Chat Tools, da es eine ganze Menge guter Optionen gibt. Beliebte Optionen sind hier Microsoft Teams, 3CX und Zoom.
Projektmanager - Übersicht über seine Tasks behalten
Vor allem wenn man Projekte nicht zusammen im Büro planen und erarbeiten kann, ist ein perfektes Projektmanagement unerlässlich. Wer hier nach dem richtigen Tool sucht, trifft schnell auf eine riesige Menge verschiedener Produkte, was die Entscheidung schwer machen kann. Jedes Projektmanagement-Tool hat dabei ganz eigene Vor- und Nachteile, weshalb für jedes Unternehmen ein anderes Produkt das richtige ist. Kleine Vorwarnung: Das perfekte Tool wurde hier leider noch nicht erfunden!
Für kleinere Unternehmen und Projekte eignet sich Trello hervorragend. Das Tool ist sehr simpel und einfach gehalten. Dadurch wird es für große Unternehmen schnell zu klein und einfach, ist für kleine Unternehmen aber umso besser geeignet und braucht kaum Einarbeitung. Trello arbeitet dabei ganz simpel mit Boards. Man kann also Projekte im Board „To Do“ ablegen und so einen Überblick über anstehende oder auch abgeschlossene Projekte erhalten. In den Boards kann man dann wiederum Informationen zu den Projekten hinzufügen, Mitarbeiter markieren und sogar kommentieren.
Wenn Dir die Arbeit mit den Boards gefällt, aber das Unternehmen etwas größer ist, bietet sich Asana hervorragend an. Asana ist das international wohl beliebteste Projektmanagement Tool, arbeitet mit Boards und hat zusätzlich viele Extra Funktionen, sodass man auch Kalender- oder Taskansichten haben kann. Wenn Du einen Ort zum speichern von Tasks und Projekten suchst, ist Asana eine wirklich gute Option und bis zu zehn Mitgliedern auch kostenfrei.
Hast Du ein großes Unternehmen und suchst nach einem Tool, welches Dir erlaubt auch Notizen zu speichern, verschiedene Archive und Datenbanken für Human Resources, Accounting und Ähnlichem zu erstellen, dann sind diese beiden Anbieter nicht geeignet. Hier ist unser Geheimtipp Notion! Das umfangreiche Projektmanagement Tool bietet Dir genau das und ist trotzdem super simpel und schlicht gehalten. Eine kostenlose Version für mehrere Mitglieder gibt es hier allerdings nicht.
Antivirenprogramm - auch auf IT Sicherheit muss man achten
Computerviren können große Schäden auf einem Computer anrichten. Sie haben verschiedene Funktionsweisen und Möglichkeiten. Dabei können sie Daten löschen oder den Computer sogar komplett außer Betrieb setzen. In den meisten Fällen werden sie zum Ausspionieren verwendet, um dadurch Dateien, Passwörter oder einfach nur das allgemeine Nutzerverhalten herauszufinden.
Passwort-Manager - kein Problem mit Passwörtern
Passwort-Manager sind ein hilfreiches und wichtiges Tool für jedes Unternehmen! Viele Privatpersonen, aber auch Unternehmen, sind in Ihrem Umgang mit Passwörtern unglaublich leichtsinnig und unvorsichtig. Gerade wenn Dein Unternehmen sehr digitalisiert ist, was durch den Corona Virus in fast allen Branchen nötig geworden ist, müsst Ihr die Passwörter unbedingt schützen.
Dabei solltest Du sichergehen, dass alle Passwörter sicher sind. Ein sicheres Passwort sollte lang sein (zwölf Zeichen+), sollte keine sinnvollen Wörter enthalten und sollte neben großen und kleinen Buchstaben auch über Zahlen und Sonderzeichen (z.B. „!“ oder „?“) verfügen. Außerdem sollten unbedingt alle Passwörter unterschiedlich sein, damit ein Hacker nicht auf all Deine Homeoffice-Tools Zugriff hat, sobald er ein Passwort herausfindet!
Da es unmöglich ist all diese Passwörter im Kopf zu behalten, müssen zwangsläufig Passwort-Manager verwendet werden. Diese speichern die Passwörter Deines Unternehmens an einem Ort und helfen außerdem beim Erstellen von sicheren Passwörtern. Du kannst dabei auch verschiedene Gruppen einrichten und für jeden User bestimmen, zu welcher Gruppe er Zugang erhält. Unsere Empfehlung für den richtigen Passwort Manager ist dabei Last Pass. Die Software ist bequem als Browser Erweiterung oder auch als App auf dem Handy verfügbar und für private Zwecke kostenfrei.
Über unseren Partner 2F-IT
Wir helfen Unternehmen beim sicheren Homeoffice! Wir von 2F-IT sind ein erfahrenes Unternehmen für IT Sicherheit und helfen unseren Kunden dabei in diesen schweren Zeit ihr Homeoffice effizient und vor allem sicher einzurichten. Neben der technischen Einrichtung helfen wir dabei auch bei der IT Schulung Deiner Mitarbeiter, denn selbst das sicherste System ist nicht sicher, wenn die Nutzer nicht richtig geschult sind. Das Ganze können wir dabei auch komplett remote erledigen und stellen dabei auch hilfreiche Infomaterialien zur Verfügung. Außerdem informieren wir unsere Kunden regelmäßig mit Hilfe neuer Artikel in unserem IT Blog!
