PCs im Unternehmen sind normalerweise an das Firmennetzwerk angeschlossen. Damit besteht Zugriff auf eine im Team gemeinsam nutzbare Dateiablage. Wie lässt sich in Zeiten von Homeoffice auch außerhalb der Büroräume gemeinsam an Dokumenten arbeiten?
Eine Möglichkeit besteht darin, sich von zu Hause in das Firmennetz über ein sogenanntes Virtual Private Network (VPN) einzuwählen. Ein VPN verbindet den Laptop im Homeoffice mit dem Firmennetz, indem eine verschlüsselte Verbindung durch das Internet zu einem Einwahlpunkt im Unternehmen aufgebaut wird. Ihr Rechner zu Hause verhält sich dann so, als sei er im Büro an das Firmennetzwerk angeschlossen.
File-Hosting
Wenn kein VPN eingerichtet ist, bieten sich sogenannte Cloudspeicher-Dienste (File Hosting) als gemeinsam nutzbare Dateiablage an. Hierbei stellt ein Dienstleister Speicherplatz zur Verfügung, der wie eine externe Festplatte genutzt werden kann. Der Zugriff darauf geschieht über den Internet-Browser oder mit einer speziellen Software, die ein gewähltes Verzeichnis auf der lokalen Festplatte mit dem Speicher in der Cloud synchronisiert. Damit ist mit jedem Endgerät und von überall der Zugriff auf den Cloudspeicher möglich. Zugriffsrechte auf einzelne Dateien oder ganze Verzeichnis können dem ganzen Team gewährt werden, um gemeinsam auf Dateien zuzugreifen.
Wenn Sie an Dokumenten abwechselnd von mehreren Rechnern aus oder mit mehreren Personen arbeiten wollen, dann sollten Sie eine solche Lösung wählen. Dokumente liegen in der Cloud an einem Ort, auf den alle zugreifen können. Vermeiden Sie, Dateien lokal zu bearbeiten und dann per E-Mail oder USB-Stick auszutauschen. Denn dann entstehen schnell unterschiedliche Versionen. Es ist nicht mehr klar, wer die aktuelle Version vorliegen hat und welche Änderungen aktuell sind.
Anbieter
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern von Cloudspeicher-Diensten, unter denen Sie wählen können. Möglicherweise haben Sie bereits automatisch Zugang zu einem solchen Dienst, beispielsweise wenn Sie Microsoft 365 oder Google-Dienste nutzen. In der Tabelle finden Sie eine Übersicht einiger Anbieter sowie einen Hinweis, wann sich welcher Dienst für Sie am besten eignet.
|
File Hosting-Anbieter |
Empfehlung |
|
Dropbox Business (www.dropbox.com/business) |
Für Datenaustausch mit Externen, wenn Daten nicht vertraulich sind |
|
Google Drive (www.google.com/drive) |
Wenn Sie Google G Suite nutzen |
|
Microsoft OneDrive for Business (www.microsoft.com/microsoft-365/onedrive-for-business) |
Wenn Sie Microsoft 365 oder Produkte der Office-Suite von Microsoft nutzen |
|
Strato HiDrive Business (www.strato.de/cloud-speicher/hidrive-business) |
Wenn Server in Deutschland und TÜV-Zertifizierung wichtig sind |
|
ownCloud (owncloud.org) |
Wenn Sie Daten auf eigenen Servern speichern möchten |
|
Tresorit Small Business (tresorit.com/de/businesses) |
Für höchsten Datenschutz (Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, Server in Deutschland und der Schweiz) |
|
WeTransfer (wetransfer.com) |
Wenn Sie große Datenmengen versenden möchten (insbesondere extern) |
Mit den Cloudspeicher-Diensten können Sie von unterschiedlichen Rechnern auf zentral gespeicherte eigene oder Team-Dateien zugreifen. Sie sind aber auch hilfreich, um Dateien Kunden bereitzustellen. Dazu müssen Sie die jeweilige Datei nach dem Hochladen in die Cloud für den jeweiligen Empfänger freigeben. Sie erhalten einen Link, den Sie dem Empfänger mitteilen. Damit kann er die Datei auf seinen Rechner herunterladen, ohne dass er ein eigenes Konto beim Cloudanbieter benötigt. Es gibt auch Anbieter, die spezielle Lösungen für den Versand großer Dateien bieten. Diese funktionieren ähnlich, haben aber großzügigere Limits für die Dateigrößen und löschen oftmals die Dateien nach einem gewissen Zeitraum automatisch.
Beachten Sie, dass einige Anbieter Rechenzentren in den USA nutzen. Dies kann gegen unternehmensinterne Compliance-Regeln oder die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verstoßen. Nutzen Sie daher nur die Tools, die von Ihrem Unternehmen freigegeben sind, oder sprechen Sie vorab mit dem Informationssicherheitsbeauftragten Ihres Unternehmens.
End-to-End Verschlüsselung
Die Übertragung der Dateien zum Rechenzentrum des Anbieters erfolgt in der Regel über eine verschlüsselte Verbindung. Die Dateien selbst können dann aber unverschlüsselt auf den Servern im Rechenzentrum des Dienstleisters liegen. Ein vollständiger Schutz erfordert eine sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, bei der die Dateien bereits auf dem lokalen Rechner so verschlüsselt werden, dass diese vom Dienstleister nicht entschlüsselt werden können. Einige Dienstleister wie Tresorit oder Strato HiDrive bieten diese Verschlüsselungsvariante an.
Wenn Sie sicherstellen möchten, dass bei einem unberechtigten Zugriff auf die in der Cloud gespeicherten Dateien die Daten trotzdem geschützt sind, müssen Sie die Dateien verschlüsseln, bevor diese übertragen werden. Dazu können Sie beispielsweise Programme wie Boxcryptor (https://www.boxcryptor.com/de/) nutzen. Nutzen Sie aber unbedingt unterschiedliche Passwörter für den Cloudspeicher und die Verschlüsselung. Wenn jemand an Ihr Passwort für den Cloudspeichern gelangt und damit Zugriff auf die Dateien bekommt, kann er diese ohne das zweite Passwort nicht lesen.
Wenn Sie Kunden vertrauliche Dateien zukommen lassen, indem Sie eine Datei in der Cloud freigeben und dem Kunden den Link per E-Mail senden, sollten Sie selbst für eine zusätzliche Verschlüsselung sorgen. Hierzu können Sie beispielsweise die zu verschickende Datei mit Programmen wie 7-ZIP (www.7-zip.com) komprimieren und gleichzeitig mit einem Passwort verschlüsseln. Teilen Sie dem Empfänger das Passwort unbedingt auf einem anderen Kanal mit als den Link zur Datei.
Wenn Sie Ihre Daten keinem Dritten zur Speicherung in der Cloud anvertrauen wollen, können Sie auch einen selbstverwalteten Cloudspeicher nutzen. Bekannte Lösungen dafür sind beispielsweise OwnCloud (www.owncloud.org) und Nextcloud (www.nextcloud.com).
Weitere Tipps und Hilfestellungen hierzu finden Sie auch im Ratgeber Homeoffice und mobiles Arbeiten im Team effektiv umsetzen von Peter Bruhn, erschienen als eBook und Paperback im Springer-Verlag (www.homeofficebuch.de).
