Kommunikation – Organisation – Dokumentation

5 Tipps für ein strukturiertes Homeoffice

GENERATION Homeoffice hat ein paar Tipps für euch, wie ihr Meetings, Aufgaben und Abstimmungsprozesse im Homeoffice besser regeln könnt.

Kommunikation im Homeoffice ©pixabay

Manch eine/r wird den Plausch in der Kaffeeküche vermissen – der direkte und persönliche Kontakt fehlt im Homeoffice. Der spontane Austausch auf dem Gang oder beim Mittagessen ist so nicht mehr möglich, man bekommt aktuelle Informationen nicht mehr automatisch mit. So wird gerade die Kommunikation im Team zu einer der größten Herausforderungen im Homeoffice. Das bedeutet: Umdenken, Umstrukturieren und Arbeitsprozesse neu einüben. Dazu hat GENERATION Homeoffice fünf praktische Tipps, die euch dabei helfen können.

1. Zeitfalle Videokonferenz

Im Homeoffice steht vor allem ein Kommunikationsmittel ganz hoch im Kurs: die Videotelefonie. Damit sich Teams auch in Corona-Zeiten austauschen und Entscheidungen fällen können, sind Videokonferenzen ein guter Ersatz für Präsenzmeetings. Doch oft verschlingen Online-Meetings unnötig Zeit, da schon die Vereinbarung eines Termins für mehrere Teilnehmer umständlich sein kann und zu viele Gesprächspartner in einer Diskussion nicht immer zielführend sind. Überlegt also, ob es wirklich nötig ist, mehrere Teilnehmer hinzu zu ziehen, oder ob nicht ein Einzelgespräch sinnvoller ist.

2. Anruf – E-Mail – Chat

Für grundsätzliche Angelegenheiten oder solche, die nicht zeitkritisch sind, bleibt die E-Mail ein wichtiger Kommunikationskanal. Ist aber ein schneller Austausch von Informationen erforderlich, kann ein Anruf oder Videocall oft der bessere Weg sein. Denn womöglich wird die E-Mail vom Empfänger nicht sofort gelesen, oft weiß man auch nicht, ob eine Info angekommen ist, da nicht alle Kollegen immer sofort Rückmeldung geben. Auch bei komplexen Themen ist der Griff zum Telefon oft die bessere Lösung, da es mitunter viel Zeit kostet, einen Sachverhalt in Worte zu fassen. Zudem kann Geschriebenes auch verwirren oder Fragen offen lassen, was weiteren Schriftverkehr nötig macht.

Da die Kommunikation per E-Mail oft träge ist, kann im Homeoffice auch ein einfaches Chat-Tool für eine schnelle und unkomplizierte Verständigung sorgen. Ein Messenger-Dienst eignet sich dann besonders, wenn es um einfachere Abstimmungen geht.

3. Präzise Ansagen, klare Aufgabenverteilung

Digitale Kommunikation läuft anders als das direkte Gespräch im Präsenzbüro. Weil der regelmäßige und spontane Austausch wegfällt, müssen Abstimmungsprozesse im Team neu gedacht werden. Egal ob im Online-Meeting, per Anruf oder E-Mail – in jedem Fall ist es ratsam, den Sachverhalt, die Aufgabenverteilung und ggfs. den Zeitplan möglichst genau zu klären. Präzise Ansagen vermeiden unnötige Nachfragen, die viel Zeit kosten. Geht daher gut vorbereitet in Gespräche oder Meetings, sammelt und notiert euch vorher die wichtigen Punkte, die zu besprechen sind.

4. Zugriff: Informationen und Dokumente teilen

Um einen Betrieb, eine Abteilung oder ein Team im Homeoffice handlungsfähig zu machen, ist eine geteilte Ablage oft sehr hilfreich. So haben alle Teammitglieder, die an einem Projekt mitwirken, einen direkten und schnellen Zugriff auf die benötigten Informationen. Dabei ist wichtig, die nötigen Infos und Unterlagen strukturiert und übersichtlich in der Cloud o.ä. abzulegen.

5. Dokumentation

Eine sorgfältige Dokumentation verschafft nicht nur Übersicht, sondern auch Rechtssicherheit. Um eure geleistete Arbeit vor dem Chef oder der Chefin nachweisen zu können, empfiehlt sich eine klare Zeiterfassung. Das hilft auch, Arbeitszeiten und Pausen einzuhalten. Im Homeoffice besteht die Gefahr, aus dem Blickfeld zu geraten, so dass der Chef oder die Chefin nicht auf dem aktuellen Stand ist, was den Fortschritt eurer Projekte betrifft und nicht weiß, was ihr leistet. Durch regelmäßige Updates könnt ihr dem entgegenwirken. Damit eure Leistungen nicht Vergessenheit geraten, solltet ihr diese ggfs. für das nächste Mitarbeitergespräch dokumentieren.

 

 

Empfehlungen